Samenvatting - Vaak kan een stagnerend veranderingsproces weer nieuw leven ingeblazen worden door eenvoudige hulpmiddelen. De vijf tips in dit artikel hebben al vaak hun nut bewezen.

Een afdeling was bezig met een cultuurverandering waarbij het beter nakomen van afspraken een belangrijk doel was. Het veranderproces was gestart en had aanvankelijk geleid tot hoopgevende resultaten. Na ongeveer anderhalf jaar stelde men vast dat de klad erin was gekomen. Verschillende oude problemen traden opnieuw op en er was geen duidelijke sprake meer van vooruitgang.

Bij langdurige veranderingsprocessen in organisaties maken managers zich soms zorgen over de mogelijkheid dat er op enig moment een stagnatie of terugval kan optreden. Na een enthousiast en hoopgevend begin kan na verloop van tijd de klad in het veranderproces komen. De energie verdwijnt, de vooruitgang in de richting van het doel lijkt verdwenen, mensen gaan weer over tot de orde van de dag, oude problemen steken de koop weer op en er ontstaat cynisme. Zorgen over dit soort zaken zijn begrijpelijk omdat verandering nogal eens gepaard gaat met stagnatie en terugvallen. De oplossingsgerichte methode van organisatieverandering biedt enkele praktische tips voor verandermanagers om hiermee om te gaan.

Tip 1: Begin niet over stagnatie als het niet aan de orde is

Veel verandermanagers beginnen al van te voren te waarschuwen tegen stagnatie, terugval, cynisme en dergelijke problemen. Maar door dit te doen, vestigen zij de aandacht op iets dat niet noodzakelijkerwijs optreedt. Betrokkenen bij het veranderingsproces kunnen door een dergelijke negatieve voorspelling pessimistisch worden of ontmoedigd raken. Ook kan het zijn dat ze zich tekort gedaan voelen. Maar stagnatie en terugval treden niet altijd op! Oplossingsgerichte veranderaars hanteren het principe:

“Als het niet kapot is, repareer het dan niet” .

Zij proberen problemen van stagnatie en terugval niet van te voren op te lossen maar pas op het moment dat het gebeurt, als het al gebeurt…

Tip 2. Zoek naar redenen voor optimisme

Soms vinden mensen het toch belangrijk om van te voren al maatregelen te nemen om stagnatie en terugvallen te voorkomen. Als je dat dan wilt doen is de manier waarop erg belangrijk. Steve De Shazer, de oplossingsgerichte pionier uit de Verenigde Staten, zegt:

“Mensen zijn vaak getraind om te zoeken naar signalen van een terugval. Maar wij trainen mensen om te zoeken naar signalen die erop wijzen dat bij de huidige verandering geen terugval zal gaan optreden.”

Door de aandacht te richten op deze vraag worden de betrokkenen zich beter bewust van de factoren die de verandering aan de gang houden en kunnen zij hier beter grip op krijgen. De vraag van De Shazer is een verbijzondering van de vraag die vaak gesteld wordt bij de oplossingsgerichte aanpak: wat voor redenen voor optimisme zijn er? Dit type vraag werkt vaak bijzonder goed omdat hij leidt tot versterkt optimisme en vertrouwen.

Tip 3: Normaliseer als het gebeurt

Wanneer stagnatie en terugvallen optreden bij organisatieverandering dan helpt het vaak goed om de techniek van het normaliseren toe te passen. Normaliseren komt erop neer dat je de betrokkene(n) duidelijk maakt dat het normaal is wat er gebeurt. Dit helpt voorkomen dat men ontmoedigd raakt en het vertrouwen in het verdere succes verliest. Een manager maakt past de techniek van normaliseren toe door de vergelijking met de AEX te maken:

“Als je het koersverloop van de AEX van een afstandje bekijkt dan zie je een gestaag stijgende lijn. Maar als je van dichtbij kijkt dan zie je dat er veel pieken en dalen zijn, soms klein, soms groot. Zo is het bij organisatieverandering vaak ook. Per saldo gaat het omhoog maar van dag tot dag kunnen er ook tegenslagen plaatsvinden. Dat is normaal. Maar het is heel belangrijk om zicht te houden op de gestaag stijgende lijn die je kunt waarnemen als je het proces van een afstandje bekijkt.”

Tip 4: Sta stil bij wat er is bereikt en hoe dat gelukt is

Op momenten dat het tegenzit in een veranderproces is het vaak heel nuttig om aandachtig stil te staan bij wat er allemaal is bereikt, hoe dat gelukt is en tot wat voor voordelen die zaken al hebben geleid. Door hierbij stil te staan realiseren mensen zich dat er meer dingen goed zijn gegaan dan zij dachten en hervinden zij hun zelfvertrouwen, hun optimisme en hun focus. Ook leveren dit soort sessies vaak weer veel inhoudelijke ideeën om de schwung weer in het veranderproces te brengen en weer vooruitgang te gaan boeken.

Tip 5: Pas opnieuw toe wat eerder werkte

Wanneer er een terugval optreedt, kan men zich vaak vertwijfeld afvragen hoe men verder moet. Maar vaak is het antwoord eenvoudig. Niet zelden is het zo dat een terugval te maken heeft met het feit dat de aandacht wat verslapt was en dat men minder bewust heeft gewerkt aan het toepassen van effectieve technieken. In veel gevallen zien we dat door het eenvoudigweg opnieuw toepassen van wat eerder ook heeft gewerkt, de eerder bereikte resultaten opnieuw kunnen worden bereikt.

Dit doet denken aan de Roos van Jericho.

De Roos van Jericho is een plant die oorspronkelijk uit de woestijn van Mexico komt. Als de plant geen water krijgt, droogt hij helemaal uit en wordt hij grijs en breekbaar. Zo kan hij zeer lange tijd blijven. Maar wanneer hij vervolgens water krijgt, krijgt hij zijn natuurlijke groene kleur terug en leeft hij weer helemaal op. Dit kan keer op keer herhaald worden.

Stagnerende verandering nieuw leven in blazen

Natuurlijk kan een veranderingsproces stagneren en natuurlijk kan het gebeuren dat een oud probleem weer terugkomt. En vaak leidt dit bij betrokkenen tot teleurstelling en pessimisme. Maar heel vaak kan een veranderingsproces weer nieuw leven ingeblazen worden door eenvoudige hulpmiddelen. De vijf tips in dit artikel hebben al vaak hun nut bewezen.

De afdelingsmanager uit de casus aan het begin van dit artikel paste de genoemde tips toe.

De afdelingsmanager belegde een vergadering over dit onderwerp. Hij benadrukte dat het normaal was dat er een terugval optrad en nodige de medewerkers uit om in kaart te brengen wat er allemaal was bereikt sinds de verandering was begonnen. Bij alle punten die genoemd werden vroeg hij bovendien wat de voordelen ervan waren en hoe het gelukt was ze te bereiken. Dit leverde een indrukwekkende hoeveelheid positief materiaal op en het was in de sessie te merken dat het enthousiasme voor de veranderdoelen weer toenam. Bovendien ontstond er weer trost en hoop. De manager nodigde de medewerkers vervolgens uit om te formuleren welke concrete resultaten zij de komende periode wilden gaan realiseren wat leidde tot een mooie lijst van afspraken. De energie voor verandering was even minder geweest maar na de sessie was hij zonder meer hersteld.

Coert Visser (coert.visser@planet.nl) is een coach, consultant en trainer die werkt met de positieve veranderaanpak oplossingsgericht werken. Deze aanpak richt zich er eenvoudigweg op om individuen, teams en organisaties te helpen om vooruitgang te boeken in de richting van hun eigen keuze. Coert heeft veel artikelen geschreven en enkele boeken, waaronder het boek Doen wat werkt, dat de GIDSprijs 2006 won. Ook interviewde hij baanbrekende denkers zoals Insoo Kim Berg, Jeffrey Pfeffer en David Maister. Meer informatie vindt u hier: Trainings- en adviesbureau Oplossinggericht Veranderen, website NOAM, website Solution-focused Change, website Oplossingsgerichtmanagement, http://solutionfocusedchange.blogspot.com  http://solutionfocusedchange.blogspot.com