“We vergaderen ons suf in deze organisatie maar het levert niets dan ergernis op. Op de agenda staan de verkeerde onderwerpen en zelfs die behandelen we niet goed. We beginnen vergaderingen altijd te laat en we lopen bovendien altijd uit. Ik ben het spuugzat!”  

– Een manager in een grote organisatie

Vergaderen kan nuttiger!

Inefficiënte bijeenkomsten zijn een doorn in het oog van menige manager en medewerker. Recent onderzoek van Microsoft onder 38.000 respondenten in 200 landen wees uit dat medewerkers gemiddeld 5,6 uur per week overleg voeren en maar liefst 69 procent daarvan levert volgens de ondervraagden niets op. Het is dus geen wonder dat vergaderingen vaak veel energie opslurpen en als nutteloos worden gezien. Door de succesgerichte benadering te hanteren in vergaderingen kunnen deze veel effectiever en minder ergerniswekkend worden. Het succesperspectief richt zich er constant op om besprekingen nuttig te maken voor alle betrokkenen. Ze doen dit door een speciaal soort vragen te stellen die wij nuttigvragen noemen.

Sturen op nut met nuttigvragen

Door nuttigvragen te stellen kunt u mensen constant helpen om zich te richten op wat zij uit de sessie willen halen. U helpt ze steeds om zich te herinneren wat ze willen bereiken en hoe de sessie daarbij behulpzaam kan zijn. In plaats van ze te vertellen hoe de sessie nuttig voor ze is, vraagt u het hen zelf. Het voordeel is dat zij het zelf kunnen beoordelen en dat zij echt geactiveerd worden. U helpt ze om zich voor te stellen en te visualiseren hoe ze deze sessie kunnen toepassen in hun eigen situatie. Als zij dit zelf onder woorden brengen dat is het veel waarschijnlijker dat dat precies op hun doelen en omstandigheden aansluit.

De volgende checklist bevat voorbeelden van nuttigvragen die u vooraf, tijdens en na vergaderingen kunt stellen. Het is niet zozeer de bedoeling dat u deze vragen allemaal gebruikt. Net als bij alles geldt ook hier: overdaad schaadt. De bedoeling van de checklist is wel om u een aantal suggesties van vragen aan de hand te doen die u in verschillende fases van het vergaderen kunt stellen. Het stellen van enkele van deze vragen op goedgekozen momenten kan het vergaderen veel effectiever maken.

Deelnemers continu betrokken houden

Het stellen van nuttigvragen bij het begin helpt om iedereen actief te betrekken bij het proces. Bovendien kan het helpen om de inhoud van de agenda te verbeteren. Het stellen van de nuttigvragen tijdens de sessie is ook heel handig, vooral wanneer een onderwerp wordt afgerond. Het helpt ook om mensen actief betrokken te houden. Ze kunnen zelf beslissen en uitspreken of het onderwerp nuttig voor hen is en zo niet wat er moet gebeuren om het voor hen nuttiger te maken. Soms kan het zijn dat u als gespreksleider betwijfelt of een aanpak of onderwerp wel als nuttig wordt gezien door anderen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u non-verbale tekenen ziet die erop wijzen dat er iets mis is of dat deelnemers bezighoudt. Wellicht fronzen zij, kijken ze op hun horloge of gaan ze achterover hangen. Deze momenten zijn heel geschikt voor het stellen van nuttigvragen. Het interessante van deze vragen is dat ze heel direct gericht zijn op succes terwijl klachten of problemen altijd kunnen worden geuit. De essentie van de aanpak kan worden gebruikt in tal van soorten gesprekssituaties, variërend van één-op-één situaties zoals coaching sessies en beoordelingsgesprekken XE "beoordelingsgesprekken"  tot groepsbijeenkomsten zoals trainingen en afdelingsvergaderingen tot grootschaliger veranderinitiatieven.

Vergaderspelregels die hier en nu werken

Ter aanvulling van de checklist met nuttigvragen is het goed op te wijzen dat het vaak verstandig is om te werken met vergaderspelregels. Maar wees voorzichtig met algemene vergaderspelregels die u uit een boekje haalt. In elke organisatie en in elk team zullen weer andere vergaderregels het beste werken. Formuleer daarom, liefst gezamenlijk, uw eigen set vergaderspelregels. Om u een idee te geven van hoe spelregels eruit kunnen zien geven we hier enkele voorbeelden. We kennen een organisatie die een 80% regeling heeft, dat wil zeggen dat ieder teamlid 80% van de vergaderingen op tijd aanwezig moet zijn. Geaccepteerd wordt dat men in 20% van de vergaderingen niet aanwezig is. Een spelregel die vaak goed werkt is dat de begin- en eindtijden van besprekingen stip zijn. Bij deze spelregel is het goed om 15 minuten voor het einde van een bijeenkomst de vraag stellen: ‘Wat zou deze laatste 15 minuten nuttig maken?’.

Experimenteer ermee

Experimenteert u eens met deze methoden. Het is zeker niet nodig om meteen alle suggesties uit te proberen. Waarschijnlijk werkt het beter als u klein begint om uzelf en uw medewerkers de gelegenheid geven om te wennen aan deze manier van sturen op nut.

Coert Visser (coert.visser@planet.nl) is een coach, consultant en trainer die werkt met de positieve veranderaanpak oplossingsgericht werken. Deze aanpak richt zich er eenvoudigweg op om individuen, teams en organisaties te helpen om vooruitgang te boeken in de richting van hun eigen keuze. Coert heeft veel artikelen geschreven en enkele boeken, waaronder het boek Doen wat werkt, dat de GIDSprijs 2006 won. Ook interviewde hij baanbrekende denkers zoals Insoo Kim Berg, Jeffrey Pfeffer en David Maister. Meer informatie vindt u hier: Trainings- en adviesbureau Oplossinggericht Veranderen, website NOAM, website Solution-focused Change, website Oplossingsgerichtmanagement, http://solutionfocusedchange.blogspot.com

Gwenda Schlundt Bodien is oprichtster van Positron, Personeelsmanagement & Coaching. Zij richt zich op individuele coaching, teamcoaching, organisatieadvisering en trainignen. Gwenda is heeft veel publicaties over human resources management geschreven en over oplossingsgericht werken.