Benjamin Disraeli, de negentiende eeuwse Britse staatsman, zei ooit: ‘Verandering is onvermijdelijk’. Dat klopt als een bus, verandering vindt constant plaats of we het nou bewust aansturen of niet. De 7-stappenmethode die centraal staat in dit artikel gaat over doelbewust veranderen. De methode is als een recept. Alle ingrediënten en stappen hebben een functie en kunnen bijdragen aan de smaak. Maar het recept staat u toe om de volgorde en hoeveelheid waarin de ingrediënten worden toegediend zelf te bepalen. De zeven stappen zijn:

Hieronder volgt een beschrijving van de situatie van Frank, een team manager die hulp nodig heeft bij het verbeteren van de financiële prestaties van zijn team.

1. Verhelderen van de veranderbehoefte

Wanneer mensen een behoefte aan verandering hebben is er altijd iets dat die veranderbehoefte opwekt,  of de aanwezigheid van iets negatiefs of de afwezigheid van iets positiefs. Het verhelderen van de veranderbehoefte is vaak een nuttige eerste stap van effectief veranderen. Het onderkennen van problemen door te verhelderen hoe zij een probleem vormen is vaak de sleutel tot het expliciet maken van de veranderbehoefte.

2. Definiëren van de gewenste toestand

Zo gauw het duidelijk is waarom verandering gewenst is, volgt de stap om de gewenste toestand te definiëren. Dit is het concreet en positief beschrijven van hoe we willen dat de situatie zal worden. Deze stap gaat over het stellen en beantwoorden van de vraag: ‘Hoe wil je dat dingen anders zijn?’ Bij deze stap is het heel belangrijk om heel concreet te bedenken hoe de situatie eruit ziet als het doel bereikt is: wat is er dan precies anders en hoe is dat precies een verbetering?

3. Vaststellen van het platform

De derde stap is het vaststellen van het platform.  Het platform is de huidige situatie, de toestand van waaruit u begint met het boeken van vooruitgang in de richting van de gewenste toestand. De sleutel tot het vaststellen van het platform is het stellen en beantwoorden van vragen als: ‘Wat hebben we al bereikt?’ ‘Wat is er al?’ ‘Wat heeft je gebracht tot waar je nu al bent?’ Deze vragen zijn heel constructief geformuleerd. Bij het vaststellen van het platform vragen we hoe vol het glas als is en hoe het al zo vol kwam. Het vaststellen van het platform helpt om in te zien dat sommige dingen nu al zijn bereikt en hoe dat gebeurd is. Dit helpt om vertrouwen, optimisme en hoop te versterken.

4. Analyseren van eerder succes  

De volgende stap is om te beginnen te zoeken naar situaties waarin de gewenste toestand, in enige mate, al heeft plaatsgevonden. Vaak worden deze situaties aangeduid als uitzonderingen op het probleem, of ook wel: positieve uitzonderingen. Dit kunnen situaties zijn waarin het probleem minder optreedt of waarin de resultaten al zijn bereikt, al is het maar een beetje. Bij deze stap worden deze situaties geïdentificeerd en dan geanalyseerd. Hoe vonden de uitzonderingen plaats? Wat maakte het mogelijk dat het probleem minder intens aanwezig was en/of wat zorgde ervoor dat er al enig succes was? Wat deed u zelf om dit mogelijk te maken? Een heel duidelijk en specifiek ‘plaatje’ wordt geschetst van alles wat zou kunnen hebben geholpen. We kunnen zoveel van dit soort successituaties analyseren als we willen.

5. Eén stapje vooruit zetten  

Dan, als een volgende stap, proberen we om voort te bouwen op eerder succes. Eerst kijken we hoe de uitzonderingen /eerdere successen XE relevant zijn voor de huidige situatie. Dan bedenken we een kleine stap voorwaarts. Dit wordt wel genoemd het bouwen van een brug tussen succes in het verleden en succes in de toekomst. Deze kleine stap is gebaseerd op wat we net hebben geleerd van het analyseren van het eerdere succes. De kleine stap kan worden gezien als een experiment. We weten nooit zeker of de stap leidt tot succes. Het is immers niet zo dat de huidige situatie volstrekt gelijk is aan die van de eerdere situatie.

6. Vooruitgang monitoren  

Als volgende stap is het belangrijk om vooruitgang te monitoren. Dit kan worden gedaan door de volgende vraag te beantwoorden: ‘Wat gaat er beter?’ Het doel van deze stap is om meer bewust te worden van de vooruitgang die wordt geboekt en om op te letten wat goed werkt. Wanneer duidelijk is wat werkt om stappen vooruit te zetten in de gewenste richting dan wordt het duidelijker hoe nog meer vooruitgang kan worden geboekt: door meer te doen van wat werkt. Het monitoren van vooruitgang versterkt ook het vertrouwen in de haalbaarheid van het doel.

7. Vaststellen van de verdere veranderbehoefte

De volgende stap bestaat eruit om vast te stellen of er een verdere veranderbehoefte is of niet. Zo ja, dan kunt u terug naar de stappen 1, 2, 3, of 4 gaan en deze stappen opnieuw volgen vanaf daar. Als er verder geen behoefte is om te veranderen dan wordt het doelbewuste veranderproces gestopt. Elke keer dat de veranderbehoefte opnieuw ontstaat, kan het proces natuurlijk direct hervat worden.

Gebruik de methode flexibel

De 7-stappenmethode is een beschrijvend in plaats van voorschrijvend model. Het geeft weer hoe effectieve verandering vaak plaatsvindt in plaats van dat het beschrijft hoe verandering zou moeten plaatsvinden. Vaak komen niet alle zeven stappen aan de orde en ook zijn er veel gevallen waarin de volgorde van de stappen afwijkt van hoe het hier beschreven wordt. Vat het model niet dwingend op. De volgorde van de stappen kan van tijd tot tijd variëren en soms kunnen stappen helemaal weggelaten worden. Bijna altijd verloopt het veranderproces op een iteratieve wijze. Bijvoorbeeld: na stap 7 gaat u terug naar een vorige stap en begint vanaf daar weer.

Tegenvallende resultaten in het team

Frank is een team manager die de hulp inschakelt van een management coach om de financiële prestaties van zijn team te verbeteren. Eerst staan zij samen stil bij de vraag waarom het precies belangrijk is om te veranderen: als zijn team het budget niet haalt moeten er misschien mensen ontslagen worden en kan hij zelf een eventuele promotie op zijn buik schrijven. Vervolgens definieert Frank met hulp van zijn coach de gewenste toestand: binnen 3 maanden wil hij het team weer op targetniveau laten presteren zodat iedereen kan zien dat het weer de goede kant op gaat. Dit zou meer veiligheid betekenen voor zijn team en zijn eigen promotiekansen verbeteren. Vervolgens stel Frank met hulp van zijn coach vast waar hij nu staat en wat er al bereikt is: een goede kostenbewaking, tevreden klanten en enkele goed presterende teamleden. Hierdoor realiseert hij zich dat er al dingen goed gaan en dat er reden voor optimisme is. Dan analyseert hij eerdere successen. Hij herinnert zich een situatie waarin hij een tegenvallende performance van het team heeft weten om te buigen tot succes: hij informeerde het team volledig over de tegenvallende situatie en sprak zijn zorgen uit zonder het team gedetailleerd te instrueren over wat er aan gedaan moest worden. Hierdoor kwamen er veel goede ideeën van uit het team naar voren en werkte men goed samen om het doel te bereiken. Hij besluit deze benadering opnieuw toe te passen. Al snel zijn er veelbelovende resultaten. Hij wordt gecomplimenteerd door zijn business unit manager. De dreiging is uit de lucht en Frank begint weer te geloven in de mogelijkheid van een promotie. (Meer info over deze casus)

Coert Visser (coert.visser@planet.nl) is een coach, consultant en trainer die werkt met de positieve veranderaanpak oplossingsgericht werken. Deze aanpak richt zich er eenvoudigweg op om individuen, teams en organisaties te helpen om vooruitgang te boeken in de richting van hun eigen keuze. Coert heeft veel artikelen geschreven en enkele boeken, waaronder het boek Doen wat werkt, dat de GIDSprijs 2006 won. Ook interviewde hij baanbrekende denkers zoals Insoo Kim Berg, Jeffrey Pfeffer en David Maister. Meer informatie vindt u hier: Trainings- en adviesbureau Oplossinggericht Veranderen, website NOAM, website Solution-focused Change, website Oplossingsgerichtmanagement, http://solutionfocusedchange.blogspot.com
Dit artikel verscheen op managersonline.nl