Samenvatting - Uit de oplossingsgerichte veranderbenadering is een eenvoudige techniek voortgekomen die vaak goed helpt om overleg over organisatieverandering stimulerend te laten verlopen: de cirkeltechniek. Lees in dit artikel hoe deze techniek werkt en wat u er mee kunt bereiken.

 

Organisatieverandering

Organisaties hebben vrijwel continu te maken met grote en kleine veranderprojecten. Die veranderingen kunnen betrekking hebben op structurele zaken zoals het wijzigen van het primaire proces, het samenvoegen van afdelingen, het invoeren van systemen of het veranderen van de managementstructuur. Ook kunnen veranderingen te maken hebben met aspecten die de cultuur en de samenwerking betreffen, zoals het verbeteren van de klantgerichtheid, het verbeteren van de samenwerking, het vergroten van de productiviteit enzovoorts.

 

Communiceren over de voortgang

Bij veranderprojecten die een wat langere doorlooptijd hebben is het heel belangrijk om te blijven communiceren over de doelstellingen en over de voortgang van het veranderproces. Onze observatie is dat vergaderingen over organisatieverandering zich nogal eens concentreren op twee onderwerpen: 1) wat gaat er niet goed? en 2) wat moeten we daaraan doen? Wanneer deze twee vragen centraal staan in een overleg valt het resultaat vaak tegen. Deelnemers aan het overleg kunnen ontmoedigd raken van wat er allemaal nog niet goed gaat en overweldigd raken van wat er allemaal nog moet gebeuren.

 

De cirkeltechniek

Uit de oplossingsgerichte veranderbenadering is een eenvoudige techniek voortgekomen die vaak goed helpt om overleg over organisatieverandering stimulerend te laten verlopen: de cirkeltechniek. Bij deze techniek tekent de vergadervoorzitter (of de procesbegeleider) twee cirkels, een binnencirkel en een buitencirkel op een flip-overvel. In de binnencirkel wordt tijdens het overleg opgeschreven wat er al bereikt is en in de buitencirkel worden de dingen die nog bereikt moeten worden opgeschreven. Ook is het nuttig om de cirkel in twee delen te splitsen waarbij in de linkerhelft verbeteringen en verbeterdoelen worden genoteerd die betrekking hebben op de eigen afdeling en in de rechterhelft die dingen die betrekking hebben op de hele organisatie. (zie figuur 1).

 

 

Werkwijze

De cirkeltechniek is heel flexibel toepasbaar. Hij kan prima gebruikt worden in een-op-een situaties, in kleine groepen en ook in grote groepen. Bij kleine groepen werkt een seriële werkwijze vaak goed. De procesbegeleider kan per persoon een inventarisatie maken van al gerealiseerde verbeteringen en nog te verbeteren aspecten. Bij grotere groepen kan soms beter met een parallelle aanpak gewerkt worden. Aanwezigen kunnen dan allen voorbeelden van verbeteringen en doelen noemen. Ook kan het goed werken om een grote groep in subgroepjes te splitsen en de subgroepjes zelf hun cirkel te laten invullen. Deze kunnen vervolgens plenair worden besproken en desgewenst worden geïntegreerd.

 

Positieve termen

De cirkeltechniek werkt het beste indien de woorden die in de cirkels komen te staan zo veel mogelijk vervat zijn in termen van concrete positieve resultaten. De procesbegeleider speelt hierin een belangrijke rol. Wanneer mensen in eerste instantie bijvoorbeeld een verbeterdoel in termen van een klacht formuleren (“het management komt nooit eens kijken op de werkvloer”) dan kan het zijn dat door doorvragen van de procesbegeleider de term “betrokkenheid van het management” in de cirkel wordt genoteerd. De klacht wordt op deze manier geherformuleerd in termen van de aanwezigheid van iets (bijvoorbeeld ‘regelmatig overleg’ in plaats van de afwezigheid van iets (bijvoorbeeld: ‘veel te weinig interesse voor ons werk”.

 

Een manager van een afdeling vulde samen met zijn afdelingsmedewerkers de cirkel in en kwam tot de volgende weergave van gerealiseerde verbeteringen en verbeterdoelen.

 

 

 

Doelen

Wanneer de cirkels gevuld zijn concentreert de procesbegeleider zich op de buitencirkel. Allereerst vraagt hij de deelnemers om een prioritering aan te brengen in de genoemde doelen. Vaak werkt het het best om niet meer dan een of twee doelen te stellen. Als de tijd het toelaat kan men vervolgens per doel even stilstaan bij het bepalen van een te volgen aanpak. Desgewenst kan hierbij gebruik gemaakt worden van de techniek van schalen. Op een schaal van 0-10 wordt aangegeven hoe dit punt er nu voor staat en wat een kleine, haalbare stap voorwaarts zou zijn. Het voert te ver om daar in dit artikel verder op in te gaan op de techniek van de schaalvraag maar geïnteresseerden kunnen hier meer lezen: …….. 

 

Voordelen

Het toepassen van de cirkeltechniek heeft een aantal voordelen. In de eerste plaats is de techniek heel eenvoudig en doelgericht. De techniek dwingt af dat het gaat om de essentie: het boeken van vooruitgang in de gewenste richting. Bij de inventarisatie van wat al gerealiseerd is valt ons vaak op dat de deelnemers aan het gesprek nogal eens positief verrast zijn over hoeveel er al bereikt is. Dit verschaft vaak trost en vertrouwen. Verder is het heel prettig dat ieder de vergaderruimte verlaat met concrete doelen. Het gebruiken van de cirkeltechniek kan een nuttige impuls in een verandertraject opleveren.

 

Mocht u zich aangetrokken voelen tot experimenteren met de cirkeltechniek, zijn wij geïnteresseerd in uw ervaringen en staan wij stand-by om uw vragen te beantwoorden.

 

  

Arnoud Huibers (aajmhuibers@solutions-centre.org) is verbonden aan solutions-centre.org.

 

Coert Visser (coert.visser@planet.nl) is oprichter van Trainings- en adviesbureau Oplossinggericht Veranderen, website NOAM, website Solution-focused Change, website Oplossingsgerichtmanagement, http://solutionfocusedchange.blogspot.com